Eine Dienstnehmerin hat sich privat das Klimaticket gekauft und keinen Kostenersatz dafür vom Arbeitgeber erhalten.
Wenn diese Dienstnehmerin nun eine Dienstreise mit der Bahn macht, kann sie hier anteilig Kosten für das Klimaticket dem Arbeitgeber verrechnen?
Falls ja, wie ist das zu aliquotieren?
In diesem Fall gilt Folgendes:
1. Ein allfälliger Kostenersatz sollte zwischen Arbeitnehmer:in und Arbeitgeber:in vereinbart werden.
2. Die Finanzverwaltung akzeptiert, wenn von Arbeitgeberseite für eine derartige Dienstreise der günstigste Verkehrskostenersatz des verwendeten Verkehrsmittels ersetzt wird (zB 2. Klasse eines Standardtickets). Da hier aber kein Beleg vorgelegt wird (im Normalfall), muss sichergestellt sein, dass die Arbeitnehmerin nachweislich diese Dienstreise unter Einsatz ihres privaten Klimatickets unternommen hat (in den Abrechnungsunterlagen zur Dienstreise entsprechend vermerkt).
Alternativ dazu könnte man sich einen Betrag vereinbaren, den man als Kostenersatz für das Klimaticket leistet, was aber wiederum (negative) Auswirkungen auf die Pendlerpauschale haben würde und weshalb ich das eher nicht empfehle. Eine Berechnungsvorschrift eines anteiligen Betrages dazu gibt es nicht, die Obergrenze des möglichen Ersatzes wären die tatsächlichen Anschaffungskosten unter Vorlage einer Belegkopie oder einer Kartenkopie.