Erfassung der Einnahmen in der Buchhaltung

[Silvia]

Eine Klientin, EARg, hat eine Registrierkasse in der täglich die Einnahmen erfasst werde (ca. 3 Honorareingänge pro Tag).
Nun möchte sie allerdings nicht mehr, dass die Einnahmen täglich in der Buchhaltung erfasst werden, sondern nur noch einmal pro Monat in einer Summe lt. Ausdruck von der Registrierkasse.
Ist das so in Ordnung?
Ich denke, die Einnahmen müssen trotzdem täglich erfasst werden, ein monatliches Einbuchen in einer Summe scheint mir zu wenig.

Weiß jemand, wo ich über solche Aufzeichnungspflichten nachlesen kann?

[Otto Deweis-Weidlinger]

Grundsätzlich sind die Belege einzeln aufzuzeichnen gemäß § 131b Abs. 1 Ziff. 1:
Betriebe haben alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung mit elektronischer Registrierkasse, Kassensystem oder sonstigem elektronischen Aufzeichnungssystem unter Beachtung der Grundsätze des § 131 Abs. 1 Z 6 einzeln zu erfassen.

Hier noch die Info von Finanzamt - im Bezug Registrierkassenpflicht:
https://findok.bmf.gv.at/findok/volltext...a74020cc10

Es gibt noch die Barumsatzverordnung 2015, welche ein paar Ausnahmen davon nennt (zB. Automaten-Umsätze etc.)

[Christoph G.]

Klar geht das. Die RK erstellt lückenlos einen Monatsbeleg über die Einnahmen. Die Ausgaben müssen jeweils einzeln erfasst werden.

Die BAO bezieht sich mE auf die Aufzeichnungen der RK und nicht auf die Buchhaltung.

[Otto Deweis-Weidlinger]

Ja sorry - war gedanklich bei der Einzelaufzeichnung gefangen... Okay... würde ich hier dann auch so sehen, dass die RK-Summe monatlich gesammelt gebucht werden könnte.

Habe hier dann auch die Grundlagen, dass man es hier nachvollziehen kann:
Der § 131 Abs. 1 Ziff. 2 lit. c verlautbart:
"Abgabepflichtige, die gemäß § 126 Abs. 2 und Abs. 3 verpflichtet sind, ihre Einnahmen und Ausgaben aufzuzeichnen, sollen alle Bargeschäfte einzeln festhalten."

Diesen o.a. § erfüllt die Klientin, da sie ja alles täglich in die Registrierkassa eingibt.

In der Information zur Barbewegungsverordnung und ergänzende Ausführungen zum Durchführungserlass (Punkt 3 - letzter Absatz) ist folgendes verlautbart:
"Die Grundlagensicherung bezweckt die einzelnen Geschäftsfälle, wie Bareingänge und Barausgänge festzuhalten (siehe Abschn. 4.5 Durchführungserlass zu § 126 ff BAO vom 22.5.1990, GZ 02 2261/4-IV/2/90). Eine Erfassung und Eintragung in den Büchern und Aufzeichnungen hat nach Maßgabe der in § 131 Abs. 1 Z 2 BAO angeführten Frist zu erfolgen."

Der § 131 Abs. 1 Ziff. 2 lit. a BAO verlautbart:
"Die Eintragungen sollen der Zeitfolge nach geordnet, vollständig, richtig und zeitgerecht vorgenommen werden. Die Vornahme von Eintragungen für einen Kalendermonat in die für Zwecke der Erhebung der Abgaben vom Umsatz, Einkommen und Ertrag, ausgenommen Abzugssteuern, zu führenden Bücher und Aufzeichnungen ist zeitgerecht, wenn sie spätestens einen Monat und 15 Tage nach Ablauf des Kalendermonats erfolgt. An die Stelle des Kalendermonats tritt das Kalendervierteljahr, wenn dieses auf Grund umsatzsteuerrechtlicher Vorschriften für den Abgabenpflichtigen Voranmeldungszeitraum ist."

Erfassung und Eintragung in den Büchern und Aufzeichnungen nach Maßgabe des § 131 Abs. 1 Z 2 lit. a BAO - sprich der 15. Tag des auf den Zeitraum zweit folgenden Kalendermonats (oder quartalsmäßig, wenn UVA-Zeitraum quartalsmäßig ist) - Jänner-Buchung - spätestens 15. März.

Bei einer Überprüfung müssen halt die Aufzeichnungen der Registrierkasse zur Verfügung stehen und alle Summenbildungen nachvollziehbar sein.

[Silvia]

Vielen Dank für die Antwort.

Jetzt möchte die Klientin wissen, ob das auch für die Einnahmen über die Bankauszüge gilt.
Können auch diese Einnahmen nur einmal im Monat verbucht werden?

[Otto Deweis-Weidlinger]

Das kommt darauf an, was genau gemeint ist:

1) Wenn am Monatsende jede Transaktion auf dem Bank-Beleg einzeln gebucht und jede Buchung gemäß § 131 Abs. 1 Ziff. 2 lit. a in zeitlicher Reihenfolge, vollständig und korrekt vorgenommen wird, dann ist es möglich, alle Buchungen am Monatsende einzeln vorzunehmen. Es ist nicht zwingend erforderlich, jede Transaktion sofort bei ihrem Erscheinen unterm Monat zu buchen.
2) Wenn hingegen gemeint ist, dass alle Bank-Geldeingänge des Monats gesammelt als eine Gesamtsumme erfasst werden (also als ein Buchungssatz), ist dies eher nicht zulässig.
Eine monatliche Summenbildung bei Bankbelegen wird meines Erachtens nicht den rechtlichen Anforderungen des § 131 Abs. 1 Ziff. 2 lit. a BAO entsprechen (geordnet, vollständig, richtig und zeitgerecht).

Dies ist meine persönliche Einschätzung. Also keine Gewähr auf Richtigkeit.